Automatizácia procesov od spracovania objednávok po generovanie reportov – opakovanú ručnú prácu nahradíme spoľahlivým a sledovaným behom. Nejde o to nahradiť ľudí, ale o to, aby nerobili prácu, ktorú vie systém urobiť presnejšie a bez únavy.

Čo sa oplatí automatizovať

Dobrý kandidát je úloha, ktorá sa opakuje, má jasné pravidlá a robí sa často. Prepisovanie objednávok medzi systémami, párovanie platieb, generovanie a rozposielanie faktúr, kontrola cien voči dodávateľom, príprava mesačných reportov alebo hromadné úpravy produktov. Naopak, procesy, ktoré si každý mesiac vymyslia nové pravidlo, treba najprv ustáliť.

Ako to staviame

  • Úlohy bežia podľa plánu alebo reagujú na udalosť, nie na to, že si niekto spomenie.
  • Každý beh má záznam – čo sa spracovalo, čo zlyhalo a prečo.
  • Chyba nezastaví celý proces, spracujú sa zvyšné položky a problémové sa nahlásia.
  • Opakované spustenie je bezpečné a nevytvorí duplicity.
  • Upozornenia chodia zodpovednej osobe, nie do log súboru.

Čo tým získate

Predvídateľnosť. Proces sa vykoná rovnako v pondelok ráno aj cez sviatky, nezávisí od jedného človeka a nezabudne sa naň pri dovolenke. Zároveň vzniká dátová stopa, z ktorej sa dá spätne zistiť, čo sa kedy stalo – to býva pri reklamáciách a audite cennejšie než samotná úspora času.

Začíname zvyčajne jedným procesom, na ktorom sa dá úspora zmerať, a až potom rozširujeme rozsah.

Časté otázky

Ako spoznáme, či sa automatizácia oplatí?

Jednoduchým prepočtom – koľko minút denne proces zaberá, koľkokrát sa opakuje a koľko chýb spôsobí. Ak vyjde niekoľko hodín týždenne, návratnosť býva rýchla. Ak ide o úlohu raz za štvrťrok, spravidla sa to neoplatí a povieme to.

Čo sa stane, keď automat spraví chybu?

Preto má každý beh záznam a chybné položky sa nahlásia namiesto tichého preskočenia. Väčšinu procesov navrhujeme tak, aby sa dali bezpečne spustiť znova po oprave vstupu, bez rizika duplicitných zápisov.